Менеджеры часто ездят в командировки, поэтому вопрос о командировочных расходах для коммерческого отдела актуален всегда. Все, что нужно знать о командировочных расходах, а также какие изменения в этом вопросе ожидаются в 2016 году – подробно в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете:

  • Какие изменения командировочные расходы претерпят в 2016-м году
  • Как рассчитать суточные командировочные расходы
  • Как производится оплата командировочных расходов
  • Как устанавливается сумма командировочных расходов
  • Какими документами командировочные расходы регламентируются

Командировочные расходы: изменения в 2016 году

По инициативе Министерства финансов РФ, предлагается лишить рядовых сотрудников суточных денежных средств по командировочным расходам. Ведомство предлагает такие изменения командировочных расходов с начала 2016-го года.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Эксперты единогласно утверждают, что подобные изменения командировочных расходов приведут только к негативу. Ведь сотрудники не будут ездить в командировки, начнут отказываться. Это приведет к негативным последствиям для репутации компаний.

Но представители Министерства утверждают – благодаря этому решению удастся повысить общую прибыль организаций, с которых производится уплата налогов в федеральный бюджет, что благоприятно скажется на экономике страны.

Стоит учитывать, что изменения командировочных расходов, по инициативе Минфина, предполагают отмену данных выплат лишь для поездок внутри страны, а суточные при заграничных командировках сохранятся.

    l&g t;

    Что входит в командировочные расходы

    Чтобы лучше понимать ситуацию, следует разобраться – чем является командировка по служебной необходимости. Этот термин, в соответствии с ТК РФ, предполагает определенный выезд работника за пределы места проживания – для решения служебных задач.

    В соответствии с положениями законодательства, суточные командировочные расходы в 2016-м году будут включать:

    – затраты на проезд к месту командировки, покупка билетов в обратную сторону;

    – расходы на аренду жилья на месте командировки;

    – выплата суточных – карманных денег работнику, которые ему нужны для различных нужд, в том числе для оплаты услуг связи;

    – оформление разных документов.

    Командировочные оплачиваются лишь для компенсации целевых издержек, а также должны подтверждаться соответствующими документами – включая чеки, специальные документы и пр.

    Размер суточных командировочных расходов в каждой организации определяется согласно своим нормам – с учетом принятых норм на предприятии, значимости командировки, статуса сотрудника и множества прочих критериев.

    Какая сумма командировочных расходов установлена на 2015 год

    В российской практике установлен максимальный размер суточных командировочных в 2015-м году на уровне 700 рублей. Однако актуальным данное правило следует считать лишь для государственных компаний, выплачивающих для сотрудников командировочные из бюджетных средств. У частных организаций обычно есть право самостоятельно определять размер командировочных, которые оказываются выше установленных законом для муниципальных.

    Для заграничных командировочных расходов сумма в сутки не должна быть более 2,5 тысяч рублей. Однако это также регламентируется лишь для государственных предприятий. У частных компаний есть право самостоятельно выбирать нужную сумму.

    Но при определении собственных суточных сумм нужно учесть – если суммы будут выше установленных законом, потребуется уплата налога 13% на деньги свыше указанной суммы.

    Законодательство не ограничивает минимальный размер командировочных расходов в 2016-м году. Но всё же бухгалтеры должны учитывать определенные ориентиры, основой сегодня становятся средние показатели следующего характера:

    – суточные при командировках внутри своего региона равны 200-300 рублей;

    – в другие регионы страны – 500 рублей;

    – поездка заграницу по минимуму для предприятия обойдется в 1 тыс. рублей;

    Как и ранее, для нормы возмещения командировочных расходов 2016-го года необходимо корректно оформить соответствующие документы. Без этого не удастся получить все полагающиеся средства.

    Какие документы требовать для отчета за командировочные расходы

    Руководителю сначала нужно опубликовать приказ, с прописыванием и обоснованием в нем необходимости командировочной поездки для сотрудника. Затем будет определен размер причитающихся суточных, прочих расходов, которые могут возникнуть в рамках поездки. Далее сотруднику будет выдано специальное командировочное удостоверение – с его помощью работник сможет документально подтвердить свое нахождение на работе. По завершении командировки сотрудник должен предоставить пакет документов:

    – чеки на покупки;

    – документы, которые удостоверяют расходы определенного характера, указанные в отчете.

    Однако бухгалтерии необходимо понимание, что в гостинице с 3-разовым питанием могут не оплачиваться излишества сверх нормы – ведь ему и так предоставлены деньги на еду.

    Если говорить о суточных командировочных расходах 2016 для зарубежных поездок, то здесь существуют некоторые отличия. К примеру, для возмещения затрат на аренду жилья необходимо предоставление загранпаспорта с отметкой о пересечении границы дважды.

    • Директор по производству: обязанности и требования к должности

    Как рассчитать командировочные расходы

    Установлен порядок расчета законодательством, производится таким образом:

    • определение суммы, начисляемой сотруднику как зарплату за последний год до поездки в командировку;
    • вычет из рассчитанной суммы разных выплат, не входящих в основной размер зарплаты – отпускные, больничные и пр;
    • корректировка сумм, которые сотрудник получил в виде разных премий;
    • вычисление числа дней, отработанных сотрудником по факту – вычитая из всего числа рабочего времени часов отсутствия по разным причинам;
    • полученная в итоге сумма заработка делится на число дней, в течение которых сотрудник был на рабочем месте. Исходя из этой цифры получается результат, начисляющийся работнику как командировочные выплаты.

    Оплата командировочных расходов, облагаемых НДС

    Оплата транспортных расходов. Затраты на проезд к месту командировки и в обратном направлении, к месту постоянной работы, возмещаются в размере стоимости проезда транспортом общего назначения (за исключением такси), в том числе уплату страховых платежей, по государственному обязательному страхованию, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов, также за использование постельных принадлежностей.

    Возмещение расходов по найму жилого помещения. Оплата расходов по найму жилого помещения в полном размере производится сотруднику согласно подтверждающим документам. Не включаются размеры данной оплаты в доходы работника, следовательно, не производится начисление налогов с них. Не происходит начисление с данных сумм ЕСН и страховых взносов в Пенсионный фонд. Можно уменьшить свою налогооблагаемую базу на размер трат по оплате жилья.

    Если сотрудник документально не смог подтвердить свои траты на оплату жилья, тогда предполагается возмещение денег по нормативам. Не предполагается обложение «нормативных» выплат в данном случае НДФЛ, не начисляются на них ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд.

    Нужно также учесть, что не входят в число затрат по найму жилого помещения расходы за пользование саунами, мини-барами и другие соответствующие траты. Если они не были отдельно выделены в счете.

    Суммы за питание и прочие личные услуги, которые включены в счета по найму жилья, подлежат оплате в счет суточных.

    Расходы по найму жилья возмещаются в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные командировочные дни, и по этой стране, и в других государствах.

    Сотрудник при отправке в страны СНГ может сам выбирать для себя жилье, поскольку законодательно не ограничен выбор отеля, компания не должна производить возмещение расходов, которые связаны с наймом жилья, если цена данных услуг не была отдельно выделена в счете гостиницы.

    Возмещение прочих расходов. При выдаче в качестве аванса дорожных и банковских чеков в зарубежной валюте с целью оплаты затрат, которые связаны с заграничным командированием, предполагается возмещение для работника комиссионных, которые удержаны при их обмене за наличную валюту.

    У сотрудника есть право возмещения и прочих расходов, которые не включены в доход, облагаемый подоходным налогом, если связаны с выполнением задания работодателя.

    Вместо суточных возмещение питания. Некоторые компании не производят выплату для сотрудников в командировке суточных, однако положениями внутреннего положения закрепляют собственную обязанность возмещать расходы по питанию работнику во время служебных поездок в полной сумме. Такую практику обычно используют «западные» компании.

    В таких ситуациях, вероятнее всего, налоговики не разрешат учет суммы расходов на возмещение стоимости питания работника в командировке, при налогообложении прибыли. Также они данную сумму расценят как доход, который подлежит уплате НДФЛ.

    По налогу на прибыль вряд ли удастся оспорить претензии со стороны налоговиков. Поскольку компания добровольно решила возместить расходы на питание сотрудника в командировке, хотя такая обязанность законодательно не устанавливается.

    В случае с НДФЛ предполагается другая ситуация – с направлением сотрудников в командировку по инициативе работодателя. Соответственно, именно он должен нести затраты на питание в кафе-ресторанах в силу выполнения трудовых обязанностей. Поэтому под определение «дохода» по статье 41 НК РФ возмещение расходов на питание не подпадает.

    Какие делать проводки по бухучету командировочных расходов

    Командировка по России. Выдача командировочных для сотрудника под отчет из кассы. Аванс, предоставленный сотруднику, отражается проводкой в учете.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные средства, которые выданы сотруднику с целью оплаты командировочных затрат.

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 – перечисление денежных средств на специальный карточный счет.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 – учет суммы аванса, который работнику выдан с целью оплаты командировочных издержек.

У сотрудника после возвращения из командировки есть 3 дня для отчета о потраченных финансовых средствах. Он должен предоставить отчет с пакетом документов, которые подтверждают затраты. Также необходим отчет о выполнении командировочного задания.

Итак, ситуация после отчета будет следующей: или сотрудник останется должен организации, или будет перерасход. В частности, предположим – потрачено сотрудником меньше средств, чем предполагалось до командировки. У него в таком случае будут 3 рабочих дня для возврата остатка – наличными в кассу компании.

Посмотрим теперь, как указанные операции будут отображены в учете бухгалтерией:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные деньги предоставлены сотруднику с целью оплаты командировочных трат.

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – сдан авансовый отчет;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 – получение неизрасходованных средств от сотрудника.

Если противоположный случай, в частности, во время командировки было потрачено больше предоставленного аванса, то ситуация складывается иначе. Ведь закон не закрепляет срок, за который нужно погашение компанией задолженности перед сотрудником. Поэтому такой порядок нужно закрепить во внутреннем документе компании. В этом случае будет гораздо проще рассчитаться с сотрудником. Можно перечислить средства на личный банковский счет сотруднику.

Если планируете компенсацию через зарплатную карту, нужно помнить – необходимо проверить, что в договоре с банком прописана возможность начисления на карту не только заработной платы, но также прочих выплат.

    Работника направили в загранкомандировку. Аванс для иностранной командировки может выдаваться и в рублях, и в зарубежной валюте. Однако нужно помнить – работник может оплатить рублями затраты лишь в данной валюте.

Если планируете выдачу аванса в иностранной валюте, его нужно перечислить в безналичном порядке.

Для удобства можно выдать сотруднику корпоративную карточку в рублях и иностранной валюте. Либо деньги будут переведены ему в иностранной валюте для иностранных расходов в безналичном порядке. Здесь достаточно отправить средства на личный счет сотрудника, с оформлением справки о валютной операции.

Для принятия к учету средств в иностранной валюте, следует для начала их пересчитать в рубли, сделав запись о рублевой оценке в учете. Осуществляется пересчет лишь по курсу ЦБ РФ на дату операции. Понимается под данной датой день, когда ушли деньги с валютного счета компании. Всё зафиксировано в банковской выплате.

В частности, рассмотрим ситуацию – работник отправляется в продолжительную командировку, в течение которой курс валюты претерпел изменения.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 52 – перечислено на командировочные расходы сотрудника.

Вырос курс евро. Возникшая курсовая разница отражается следующей записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» – отражение курсовой разницы.

Записывается сумма утвержденных расходов проводкой:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – отражение расходов подотчетного лица.

Как минимизировать командировочные расходы

1. Определите стратегические принципы организации командировок

Основное – получение максимальной отдачи за счет нахождения сотрудников в командировках. Должны устанавливаться следующие приоритеты – эффективная работа во время поездки, с быстрым возвращением в офис. Поэтому более предпочтительны авиаперелеты, а не железнодорожные поездки, несмотря на больший размер трат. При поездке в поезде стоит покупать лишь билеты в купе, чтобы обеспечить комфорт для сотрудников.

Нужно заранее определить основные планы сотрудников компании во время командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитывать таким образом, чтобы каждый работник за время поездки обеспечил выполнение максимума работы. Компания может помочь сотруднику, делая его командировку эффективнее, если обеспечит не только корпоративную сотовую связь, но также мобильный Интернет.

Другое важное обстоятельства – не должны пострадать рабочие процессы, пока сотрудник будет находиться в командировке. Поэтому следует максимально безболезненно выстраивать взаимодействие, установив «график отсутствий» на страницах корпоративного портала.

2. Ведите виртуальные переговоры

Если потребности в физическом присутствии сотрудника во время переговоров нет, можно воспользоваться вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные эффективные технологии. Теперь участие в командировках не будет зависеть от государственных границ, стоимости авиаперелетов, расстояний и пр.

3. Назначьте ответственного

Отвечает за организацию командировок в компании офис-менеджер. Ему предстоит заниматься планированием поездок, подбором времени отправления, заказом наиболее экономичных билетов, гостиниц, оформлением виз.

При этом не отстраняется от процесса подготовки и сам сотрудник. Если планируется командировка в другую страну либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник сам может выяснить прогнозируемую погоду, с изучением местных особенностей, подготовкой плана перемещений, карт и пр.

Благодаря этому будет лучше представлять ситуацию, комфортнее ощущая себя непосредственно на месте.

Главное для планирования командировки – по возможности раньше сообщить офис-менеджеру о планируемой поездке, с оформлением заявки. Подаваться заявка может через корпоративный электронный портал компании.

Оптимально будет подавать заявку за 2 недели до поездки. Порой из-за разных форс-мажоров приходится оформлять заявку за пару дней до поездки.

В таком случае несомненное преимущество заключается в наличии человека, который владеет всеми нужными контактами и соответствующей информацией – для быстрой и качественной подготовки поездки.

Определите лимит расходов на командировку

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва

Действуют в нашей организации такие лимиты для командировки по территории страны. Суточные командировочные расходы устанавливаются на отметке 1500 рублей, с оплатой отеля максимум 5 тыс. рублей в сутки.

Практика подтверждает, что это средние издержки тарифы, которых достаточно менеджерам для комфортных ощущений, не выходя за разумные рамки.

С учетом данной информации и числа необходимых деловых поездок, и формируется бюджет нашей компании на командировочные поездки. Мы не урезаем количество командировочных поездок – количество, достаточное для нашей деятельности. Потратили в 2012-м году для проведения командировок 0.2% годового оборота организации в 1.6 миллиарда рублей.

4. Контролируйте расходы и отчетность

Руководителю нужно обеспечивать контроль поездок работников, обоснованности трат. Сотрудникам необходимо осознавать список обязательных документов для отчета о своей командировке. В положении о командировках нужно закрепить, где указываются лимиты поездок, также общий порядок их оформления.

Введите стандарты доступного сервиса

Юлия Кутина , исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва

Тревел-политика является обязательным условием эффективного управления корпоративными поездками. Обычно в каждой компании закреплена документально статья уровня суточных, варьироваться который может в зависимости от должности специалиста и направления деловой поездки.

Рекомендую идти дальше и в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, жестко регламентируя верхнюю границу цены в отеле, класс гостиницы, размер представительских затрат и прочее. Подобные стандарты должны быть едиными для всех уровней, чтобы избежать проблемы демотивации.

Снижаем расходы на командировку руководителя

Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting

Современный бизнес сложно представить без командировок, несмотря на развитые телекоммуникации. Благодаря оптимальному распределению ресурсов удается снизить тревел-бюджет.

Следует, в первую очередь, сформировать регламент деловых поездок. Полезным он будет даже при условии, если сотрудники в поездки отправляются лишь несколько раз в год. Необходимо закрепить в документе правила проживания, планирования тревел-бюджета.

Допустимые затраты нередко зависят от должности специалиста. У топ-менеджеров есть возможность полета в самолетах класса премиум, проживая в 5-звездочных гостиницах. Для средних менеджеров действуют более экономичные варианты.

Может быть и другой вариант – устанавливая ограничения на бюджет поездки, и уже с учетом этой суммы будут определяться условия проживания и пр.

Информация об авторе и компании

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва. Окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины». ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников. Официальный сайт -www.powerunit.ru.

Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва. Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг. Официальный сайт -www.businesstravelrussia.ru

Ян Заяц , заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting. Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.

Многих сотрудников, которые часто отправляются в разного рода командировки, привлекают суточные командировки. Ведь благодаря это материальной помощи, они могут не тратить свои деньги на поездку. А вот некоторые кадры могут даже сэкономить свои суточные, чтобы у заработной платы была прибавка. Если верить Трудовому кодексу России, то под понятием – командировочные, имеется в виду выезд работника за пределы его места проживания в виду отдельного рода, там, где он решает выполняет ряд служебных задач.

Если работодатель отправляет работника в командировку, то значит, что он берет на себя ряд обязательств, таких как: проживание работника в месте командировки и оплату проезда. В общем, бухгалтерия должна обязательно возместить работнику эти траты. Суточные, в большей части случаев, предоставляются заранее, опираясь на тот уровень цен, которые были на то время, когда работник был в отъезде.

У таки трат есть еще и второе название – суточные. Чтобы получить эти деньги, сотрудник должен понимать, что надо понимать под этим термином. Ведь надо не только собирать специальные документы, но еще и готовить бумаги. В 2016 году суточные командировочные расходы будут такими, согласно законодательству:

  1. Стоимость съема жилья на месте временно работы.
  2. Стоимость проезда к месту работы и на обратный путь билеты.
  3. Суточные. Сюда входят карманные средства работника, которые ему необходимо будет тратить за время поездки, например, оплата связи.
  4. Оформление разного рода документов: оформление и заказ паспортов, виз или других документов, например, если вы едете в другую страну.

Командировочных расходов оплата будет делаться тогда, когда они будут подтверждены всеми бумагами – чеки, специального рода документы и так далее. В каждом предприятии размер суточных и командировочных устанавливается по своим нормам и критериям, а также статуса сотрудника, важности поездки и тому подобное.

В 2016 году максимальный суточный размер командировочных будет равен 700 рублей. Но такое правило может быть актуально только для государственных компаний, которые такого рода расходы восполняют работнику по сути бюджетными средствами. Как правило, частные компании, могут сами регулировать данные расходы и ставить сумму больше, чем это написано в законе. В собственном трудовом договоре вы можете узнать какой размер у командировочных и суточных вашей компании. За границу командировочные расходы в 2016 году не могут быть более 2500 рублей. Но это только для государственных компаний. Частные могут ставить свои суммы.

Оцените статью

В конце 2015 года активно обсуждалась тема отмены суточных. Министерство финансов выступило с инициативой отменить суточные в 2016 году для командированных сотрудников компаний. Изменения планируется внести в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Согласно планируемым изменениям при командировках в 2016 году суточные должны будут выдаваться только при командировании сотрудника за пределы России, т. е. заграничные командировки. Наряду с этим суточные для заграничных поездок сохранятся в прежнем размере – от 39 до 64 долларов. В проекте отмечается, что командированным за пределы Российской Федерации работникам компании должны быть возмещены затраты на проезд, наем жилья и прочие расходы, связанные с проживанием вне собственного дома. При этом в действующем постановлении № 749 п. «а» ст. 17, регулирующий выплаты суточных, теряет свою силу.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размеры суточных, освобождаемые от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 НК РФ , поскольку в соответствии со ст. 168 ТК РФ определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации, если иное не предусмотрено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

В пояснительной записке к проекту постановления указано, что взамен выплаты суточных при служебных командировках в пределах территории Российской Федерации предлагается возмещать работнику иные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (при условии, что возможность возмещения данных расходов установлена коллективным договором или локальным нормативным актом, а также при представлении командированными лицами оправдательных документов, подтверждающих расходование данных денежных средств, сформированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете), а именно:

1. Расходы на проезд общественным транспортом.

2. Расходы на питание (завтрак) работника как в месте временного проживания, в которое работник командирован, так и при проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

3. Расходы, связанные с обеспечением бытовых нужд.

4. Расходы по обеспечению санитарно-гигиенических нужд работника при проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

5. Иные аналогичные расходы, связанные с нахождением работника в служебной командировке.

На сегодняшний день при направлении сотрудника в командировку ему выдается денежный аванс и при этом направления использования суточных законодательно не закреплены, соответственно, их выдача осуществляется на бездокументарной основе, а работник после командировки по ним не отчитывается.

В итоге получается, что работникам, в случае принятия изменений, нужно будет приносить в бухгалтерию документы, подтверждающие такие дополнительные командировочные расходы, и сдавать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, т. е. при командировках внутри страны возмещению будут подлежать только документально подтвержденные расходы командированного работника.

Однако повторимся, что предложенный законопроект до сих пор не принят, но с рассмотрения снят не был, следовательно, все может измениться в любой момент.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суммы суточных, выплаченные работнику сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ (700 руб. – при командировке на территории РФ и 2500 руб. – при командировке за пределы РФ), являются объектом обложения НДФЛ. Если суточные выплачены в иностранной валюте, в 2016 году эти суммы нужно будет перевести в рубли по курсу ЦБ РФ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Что касается размеров суточных, отметим следующее: организация и предприниматель могут установить любой размер суточных при командировке в 2016 году – как по России, так и за рубежом. Командировочные расходы на суточные в 2016 году не ограничены, то есть нормирование суточных при командировках в 2016 году не применяется (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому размер суточных при командировке в 2016 году организация и предприниматель могут устанавливать по своему усмотрению – и 700 рублей, и 2700 рублей – предела нет, но для этого размер суточных необходимо утвердить в локальных актах.

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» при оплате расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации суточные не подлежат обложению страховыми взносами. Заметим, что никаких ограничений и условий в отношении суточных эта норма не содержит. При этом, по мнению Минздравсоцразвития России, суточные не облагаются страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (письмо от 06.08.2010 № 2538-19).

Согласно п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации суточные не подлежат обложению страховыми взносами.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

С 01 января 2016 года налоговые агенты по НДФЛ обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год (п. 2 ст. 230 НК РФ). Отчитываться надо по форме 6-НДФЛ «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом», утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ , не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 01 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Пример.

В организации установлены суточные в размере 900 руб. Работник направлен в командировку на 5 дней. Ему выплачено 4500 руб. (5 х 900). Вся эта сумма (4500 руб.) идет в расходы при УСН. Однако 200 руб. облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом взносы на сумму 900 руб. не начисляются.

Вся сумма в размере 4500 руб. не облагается страховыми взносами.

В целях исчисления НДФЛ в состав налогооблагаемого дохода работника должна быть включена сумма суточных, превышающая нормативы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ:

4500 руб. – 700 руб. х 5 дн. = 1000 руб.

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составит:

1000 х 13% = 130 руб.

Документы по оформлению командировки в 2016 году

Документальное оформление командировок значительно упростили еще в 2015 году после вступления в силу ряда изменений в постановление № 749 . Изменения привели к тому, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке более не упоминаются в тексте нормативного правового акта. Отметим, что применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет в 2016 году не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). А вот приказ о направлении в командировку, в котором придется отражать цель поездки, остается обязательным для оформления.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Каких-либо особенностей оформления однодневных командировок действующим законодательством не установлено.

Подводя итоги, можно сказать, что новые правила оформления командировок предполагают более упрощенный документооборот. Теперь для направления сотрудника в командировку достаточно издать приказ. В приказе на командировку в 2016 году надо отразить:

  • наименование организации;
  • наименование документа и дату его составления;
  • Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
  • место назначения (страна, город, организация);
  • срок командировки (количество календарных дней);
  • даты начала и окончания поездки;
  • цель командировки;
  • организацию, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации.

Зная, какие документы используются при оформлении командировки в 2016 году, работодатель может избежать лишней бумажной волокиты. Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы выдает бухгалтерия, по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы, на основании которых осуществляется окончательный расчет.

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах оформляются в соответствии с действующим законодательством. Какие документы необходимо оформить, отправляя сотрудника в командировку? Каков размер суточных? Что делать, если суточные выплачены сверх установленного лимита? Со всеми нюансами документального оформления и правилами оплаты положенных работнику компенсаций при отправке в командировку знакомьтесь в нашей статье.

Оформление приказов на командировку в 2018-2019 годах

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

  • полное наименование предприятия;
  • номер документа, дату составления;
  • персональные данные работника, занимаемую должность;
  • место выполнения служебного задания в командировке;
  • срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
  • цель пребывания в командировке;
  • отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
  • учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды» .

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?» .

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

  • на проезд в командировку в обе стороны;
  • на аренду жилья в командировке;
  • суточные;
  • другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

Размер командировочных расходов в 2018-2019 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

  • 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
  • 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах облагается НДФЛ и взносами.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах можно с помощью:

  • маршрутной квитанции электронного билета;
  • багажной квитанции;
  • посадочного талона.

При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

  1. Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
  2. Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.

Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке» .

Как оформить сотруднику командировку?

Порядок направления работника в служебную командировку упрощен с 08.01.2015. До этой даты работодатель должен был оформлять сразу несколько документов при отправке в командировку: служебное задание, приказ и командировочное удостоверение. Однако вступление в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 01.01.2016 значительно уменьшило документооборот, касающийся командировок.

Какие же основные изменения произошли при отправке сотрудников в командировки?

  • Отменено сразу 3 документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке (работодатель не обязан требовать от работника составления отчета о выполнении служебного задания). Стоит отметить, что многие организации закрепили указанные документы, связанные с отправкой в командировку , в учетной политике и продолжают их использование, что законом не воспрещается.

Подробнее о составлении служебного задания см. в материале «Служебное задание на командировку — образец» .

  • Отменено ведение журналов учета командированных работников согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Ранее работодатель вел 2 журнала, в одном делая записи о выбывающих работниках, а в другом — о прибывающих. Теперь вести данные регистры необязательно, но по желанию учреждения можно, закрепив этот аспект в учетной политике организации.
  • Постановление № 771 внесло коррективы и в механизм подтверждения фактического срока командировки, который описан выше, а именно использование в этих целях проездных билетов, служебного или личного транспорта либо договора аренды гостиничного номера или отдельной квартиры, а также составление служебной записки с отметками о прибытии и убытии из командировки сотрудника.

Таким образом, основным документом для направления в командировку остается приказ, о котором упоминалось ранее, а по возращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами. Действительно, документооборот при направлении сотрудников в командировку значительно сократился, это упростило работу кадровиков, однако при этом усложнив ее бухгалтерам, поскольку требования закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ остались прежними в части документального подтверждения расходов по приезду из командировки.

Итоги

Стандарты оформления документации, связанной с отправкой работников в командировки, с 2016 года стали более лояльными и уменьшили объем бумажной работы у кадровой службы предприятия. Однако расходы компании — это не только денежные затраты, но и статья, уменьшающая налоговую базу для исчисления налога на прибыль, находящегося под пристальным вниманием ФНС. Именно поэтому работодатель борется за каждую копейку, иногда становясь консерватором: например, используя прежние правила оформления документов, связанных с направлением в командировку. Главным условием для этого является закрепление всех спорных моментов во внутреннем нормативном документе — учетной политике предприятия. Так доказать свою правоту по расходам в командировках налоговой будет в разы проще.

Действующее законодательство позволяет компаниям самостоятельно устанавливать размер суточных. При этом он должен быть зафиксирован в приказе или соответствующем акте организации. Учреждение может применять дифференцированный подход, учитывающий регион или статус сотрудника.

Суточные в 2016 году учитываются в расходах организации. Завышенный размер выплаты может вызвать интерес со стороны проверяющих органов, поэтому компании стоит подготовить обоснование применения конкретной суммы.

Многие учреждения используют лимиты, установленные в рамках расчета НДФЛ. В прошлом году данный показатель составил:

  • для российских командировок 700 руб./день;
  • для заграничных – 2500 руб./день.

Если сумма выплаты больше данных лимитов, то размер превышения облагается НДФЛ. Страховые взносы с суточных не выплачиваются.

Суточные получают все лица, которые находятся в командировке. Документального подтверждения расходования данных денег в законодательстве не предусмотрено.

Нюансы выплаты суточных:

  1. Учитывается каждый день, проведенный в командировке, в том числе выходные и праздничные дни.
  2. Дни нахождения в дороге участвуют в расчете. Дата отъезда и прибытия определяется исходя из пункта, где сотрудник постоянно работает.
  3. Для зарубежных командировок могут быть варианты отъезда и прибытия в один день. В таком случае выплачивается 50% зафиксированного размера суточных.
  4. Время отъезда и прибытия также влияет на итоговый расчет. Если время до 24 часов, то учитываются текущие сутки, если после 0 часов, то следующие. Кроме того, нужно учитывать время проезда до и с вокзала, аэропорта и т.д.

В части российских командировок суточные могут быть отменены уже в 2016 году, что предполагают изменения, предложенные Минфином.

Ожидаемые нововведения

Минфин предлагает оставить только суточные в случае зарубежных командировок, в данном случае размер выплаты могут колебаться в диапазоне 39-64 долл./сутки. Таким образом ведомство намерено увеличить прибыль компаний, что приведет к дополнительным поступлениям в бюджет.

В условиях экономического кризиса и низких цен на нефть выполнение доходной части бюджета находится под угрозой. Однако отмена суточных для российских командировок не принесет значительных поступлений в бюджет.

По оценкам экспертов, инициатива Минфина негативно отразится на деятельности представителей бизнеса и работниках. Стремление чиновников любой ценой увеличить поступления в бюджет не принесет желаемого эффекта. При этом может усложниться механизм оформления командировок, что станет дополнительной проблемой для предпринимателей.

Кроме того, с января 2016 года вступили в действия следующие изменения в части оформления суточных: служебное задание и командировочное удостоверение были исключены из списка необходимых документов.

Другие расходы при командировке

Помимо суточных, компании будут компенсировать затраты на проживание и проезд. Данные расходы работники подтверждают соответствующими документами, которые передаются в бухгалтерию. Кроме того, данные документы подтверждают сам факт поездки. В случае поездки на личном транспорте необходимо оформить служебную записку.

Документы , необходимые для компенсации затрат на проезд:

  • билеты;
  • квитанции
  • посадочные талоны и т.д.

Если данное подтверждение утеряно, то потребуется обратиться к перевозчику за копией. Еще одним вариантом подтверждения выступает электронный билет.

В случае компенсации расходов за проживание, придется предоставить квитанцию или счет за жилье. Для заграничных командировок дополнительно необходимо предоставить отметки о пересечение границы в обе стороны, которые фиксируются в загранпаспорте.

Организация может оплачивать другие расходы, связанные с командировкой, в том числе оформление загранпаспорта, виз и т.д.

В 2016 году правительство может утвердить изменения, отменяющие суточные выплаты для командировок по территории России. Данная инициатива направлена на увеличение поступлений в бюджет, что является актуальной задачей в условиях кризиса.

Кроме того, внесены изменения в оформление суточных и отменены служебное задание и командировочное удостоверение.

Компании смогут самостоятельно определять размер выплаты, закрепляя его в соответствующих документах. Если данная сумма будет превышать установленные лимиты, то придется заплатить НДФЛ в части превышения.


Close